Durante 2021, la Dirección del Trabajo realizó cambios relevantes a su funcionamiento y a las exigencias de cara a los empleadores, demandando nuevos registros y procedimientos, entre los cuales se hacen obligatorios la carga del Libro Remuneraciones Electrónico y de los Documentos Laborales.
NUEVO LIBRO DE REMUNERACIONES ELECTRÓNICO
Luego de que el Servicio de Impuestos Internos (SII) publicara en marzo de 2021 la Resolución Nº 13, que obliga a los contribuyentes a manejar los libros auxiliares en formato digital, junto a la Resolución Nº 29, que autoriza el uso del Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE) según los términos que indica, algunos contribuyentes se verán en la obligación de emitir sus libros en dicho formato.
¿Qué es el libro de Remuneraciones Electrónico?
El Libro de Remuneraciones Electrónico es una plataforma electrónica que permite a los empleadores registrar las remuneraciones de sus trabajadores de manera estandarizada y mensual. Se puede ingresar de manera manual o a través de un importador, que consta de un archivo con 144 columnas predefinidas, cuyo contenido serán las remuneraciones mensuales pagadas por cada empleador.
¿Quiénes están obligados a llevar el Libro de Remuneraciones Electrónico?
El SII publicó en la Resolución Nº29 donde autoriza a llevar este registro de manera electrónica, por lo tanto, todos los empleadores que cuenten con cinco o más trabajadores están obligados a llevar un libro auxiliar de remuneraciones electrónico.
¿Dónde hay que subir el Libro de Remuneraciones Electrónico?
Se debe subir en la página de la dirección del trabajo, utilizando clave única del representante legal de la empresa. El empleador, puede nombrar a representantes electrónicos, los cuales quedan facultados para realizar el trámite.
¿Desde cuándo es obligatorio?
El 1 de octubre de 2021, entró en vigencia la ley 21.327 por lo que la obligación del LRE será a partir del cierre de ese mes. Sin embargo para los contribuyentes autorizados a llevar contabilidad computacional, la obligatoriedad comenzó a partir de las remuneraciones de agosto
OBLIGACIÓN DE PROVEER LA DOCUMENTACIÓN LABORAL A LA DIRECCIÓN DEL TRABAJO
¿De qué se trata?
Con el objetivo de controlar el historial laboral de los trabajadores en Chile, la ley 21.327 obliga a los empleadores a registrar ante el sitio web el ingreso y despido de sus trabajadores. Es decir, cada vez que se contrate y se despida un funcionario, se debe informar mediante un formulario dichos acontecimientos.
¿Cuánto plazo tengo como empleador para registrar el ingreso de un trabajador?.
El empleador deberá registrar en el sitio electrónico de la Dirección del Trabajo, los contratos de trabajo dentro de los siguientes plazos legales:
- Para contratos a plazo fijo o por faena, el plazo son 5 días siguientes a su celebración.
- Para contratos indefinidos, el plazo son 15 días siguientes a su celebración.
En el caso de los trabajadores históricos, que a la fecha de la obligatoriedad, ya se encuentren contratados, el empleador tendrá plazo de un año para el registro de los mismos.
¿Están todos los empleadores obligados?
Si, todos los empleadores deben subir los contratos de trabajo y eventuales anexos, utilizando clave única del representante legal de la empresa. El empleador, puede nombrar a representantes electrónicos, los cuales quedan facultados para realizar el trámite.
¿Qué es el Contrato de Trabajo Electrónico?
Si por alguna razón, las partes se ven incapaces de firmar contrato de manera presencial, se habilitó el contrato electrónico. El cual se firma mediante clave única de ambas partes.
¿Qué pasa en el caso del Término de Contrato?
En este caso, se debe tener presente lo siguiente en cuanto al registro y eventual tramitación de los finiquitos en la dirección del trabajo.
Plazos para registrar un termino de relación laboral
Dentro de los 10 días hábiles siguientes a la separación del trabajador en los casos de las Causales 1, 2 y 3 del Artículo 159, del Código del Trabajo:
Causal 1: Mutuo acuerdo de las partes.
Causal 2: Renuncia del trabajador.
Causal 3: Muerte del Trabajador.
Dentro de los 3 días hábiles siguientes al término de la separación del trabajador, en el caso de las Causales 4 y 5 del Artículo 159 del Código del Trabajo y 6 días hábiles siguientes para la Causal 6 del mismo artículo:
Causal 4: Vencimiento del Plazo del Contrato.
Causal 5: Conclusión del Trabajo o Servicio que dio origen al contrato.
Causal 6: Muerte del Trabajador.
Para el caso de las causales del artículo 160 del Código del Trabajo, el plazo también corresponde 3 días hábiles siguientes a la separación. A continuación, el link de estas causales: https://www.dt.gob.cl/legislacion/1624/w3-propertyvalue-145757.html
¿Es obligatorio?
No, la ley 21.361, del 27 de julio de 2021, adecúa el código del trabajo respecto del término de relación laboral.
«El empleador deberá informar en el aviso de término del contrato si otorgará y pagará el finiquito laboral en forma presencial o electrónica, indicando expresamente que es voluntario para el trabajador aceptar, firmar y recibir el pago en forma electrónica y que siempre podrá optar por la actuación presencial ante un ministro de fe. En dicho aviso, el empleador deberá informar al trabajador que, al momento de suscribir el finiquito, si lo estima necesario podrá formular reserva de derechos.”
¿PARA QUÉ ES TODO ESTO?
Esta información será utilizada para controlar el historial de los trabajadores en Chile. Así también, para el ejercicio de las facultades legales propias de la Dirección del Trabajo, tales como fiscalizaciones, conciliaciones, mediaciones y ratificación de finiquitos. También podrá ser utilizada para fines estadísticos, de estudios y difusión que efectúe el Servicio sobre el cumplimiento de la normativa laboral y de salud y seguridad en el trabajo, sin perjuicio de lo dispuesto en la ley Nº 19.628, sobre protección de la vida privada. Además, la Dirección del Trabajo deberá proporcionar esta información a los tribunales de justicia, previo requerimiento.
Fuentes:
LEY 21.327, MINISTERIO DEL TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL, 30 DE ABRIL DE 2021
LEY 21.361, MINISTERIO DEL TRABAJO Y PREVISIÓN SOCIAL, 27 DE JULIO DE 2021
ORDINARIO N°172. DIRECCIÓN DEL TRABAJO, 18 DE ENERO DE 2021
ORDINARIO N°855. DIRECCIÓN DEL TRABAJO, 5 DE MARZO DE 2021
RESOLUCIÓN Nº 13 DEL SERVICIO DE IMPUESTOS INTERNOS, 9 DE FEBRERO DE 2021
RESOLUCIÓN Nº 29 DEL SERVICIO DE IMPUESTOS INTERNOS, 9 DE MARZO DE 2021
